Vượt lên những khó khăn thử thách, các cán bộ trong phòng đã bắt tay cùng anh chị em trong đơn vị chung tay xây dựng tập thể đơn vị. Tháo gỡ, khắc phục dần những khó khăn, hạn chế. Tuy vẫn cùng một kho nhưng hiện vật được phân loại riêng thành từng chất liệu để bảo quản. Tập trung đăng ký kiểm kê khoa học các hiện vật tồn đọng để quản lý, phục vụ khai thác, sử dụng. Triển khai xây dựng hệ thống quản lý tư liệu, ảnh tư liệu, sách báo chuyên ngành. Đồng thời tích cực tham mưu cho Lãnh đạo đơn vị trong việc bổ xung tài liệu hiện vật, tư liệu, đầu tư trang thiết bị bảo quản hiện vật cho các kho. Được sự quan tâm, tạo điều kiện của ngành và đơn vị, công tác kiểm kê bảo quản và quản lý hiện vật dần đi vào nề nếp, đạt được những kết quả rất đáng khích lệ sau 26 năm hoạt động.
1.Công tác kiểm kê bảo quản tài liệu hiện vật:
Công tác đăng ký, kiểm kê khoa học các tài liệu hiện vật luôn luôn được coi trọng hàng đầu vì đây là một trong những nhiệm vụ trọng tâm chủ yếu nhất của công tác kho. Hàng năm, số lượng nhập kho bảo tàng khá nhiều từ các nguồn khác nhau: bảo tàng sưu tầm theo kế hoạch, các cơ quan hữu quan chuyển giao, quần chúng giao nộp, hiện vật từ các cuộc thám sát, khai quật khảo cổ... Phòng đã tuân thủ đầy đủ thủ tục tiếp nhận theo quy định. Hiện vật nhập kho đều được xử lý khoa học, phân loại, đăng ký kiểm kê khoa học đúng quy trình theo quy chế kiểm kê hiện vật do Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch ban hành. Đến nay đã có hai hệ thống quản lý tài liệu hiện vật: gốc và tham khảo.Hệ thống sổ sách, biểu mẫu kho không ngừng được hoàn thiện và ngày càng quy chuẩn hơn. Hồ sơ tài liệu hiện vật xây dựng với đầy đủ dữ liệu, khoa học, chuẩn xác và quản lý tốt để phục vụ công tác lưu trữ, tra cứu. Đến nay, đã đăng ký kiếm kê khoa học được 11700 hiện vật; 48 116 hiện vật tham khảo. Hiện vật sau khi kiểm kê được đưa về các kho bảo quản theo chất liệu, sắp xếp khoa học để thuận tiện cho công việc bảo quản và tìm kiếm.
Bên cạnh đó phòng đã luôn chú trọng quan tâm đến việc xử lý hiện vật tồn kho. Do hoàn cảnh lịch sử, nhiều hiện vật trong đó có rất nhiều hiện vật lịch sử cách mạng có giá trị tuy có hồ sơ nhưng chưa được đăng ký. Một số tài liệu hiện vật nguồn gốc không rõ ràng do các cơ quan hữu quan chuyển giao từ hàng chục năm trước, hiện vật chưa qua thẩm định xác định giá trị tồn kho khá nhiều. Phòng đã tiến hành chọn lọc, đối chiếu, tìm kiếm thông tin liên quan để lập hồ sơ, đăng ký kiểm kê khoa học. Qua đó đã bổ xung được nhiều tài liệu hiện vật khảo cổ, lịch sử Cách mạng quý cho kho cơ sở. Phòng còn tích cực chủ động tham mưu giải quyết tồn đọng về cổ vật thông qua công tác phối hợp với Bảo tàng lịch sử Quốc gia trong việc giám định hiện vật. Cổ vật, hiện vật khảo cổ thu thập về từ các nguồn khác nhau: tiếp nhận từ các cơ quan hữu quan, quàn chúng nhân dân giao nộp lần lượt được đưa đi giám định bước 2 để làm cơ sở cho việc đăng ký, kiểm kê. Từ năm 1998 đến nay, qua 06 đợt giám định, đã giám định được 695 đơn vị hiện vật (cộng thêm năm 98). Cơ bản thanh toán xong cổ vật, hiện vật khảo cổ tồn đọng, phục vụ đắc lực công tác nghiên cứu, trưng bày, tuyên truyền của Bảo tàng.
Phối hợp với Bảo tàng lịch sử Quốc gia Việt Nam giám định chuyên sâu cổ vật
Song song với việc đăng ký kiểm kê khoa học, phòng tiến hành triển khai xây dựng sưu tập hiện vật. Căn cứ vào nhu cầu nghiên cứu, khai thác, sử dụng hiện vật kho, phòng đã đề ra các tiêu chí cụ thể để xây dựng sưu tập một cách khoa học, phù hợp với thực tiễn của đơn vị. Các hiện vật sau khi đăng ký được bổ xung luôn vào sưu tập. Đến nay phòng đã xây dựng được 63 bộ sưu tập hiện vật. Trong đó có nhiều sưu tập quý hiếm làm nên giá trị của bảo tàng, phục vụ đắc lực công tác nghiên cứu, trưng bày, tuyên truyền. Hiện nay, các tài liệu hiện vật gốc đã được quản lý bằng phần mềm quản lý hiện vật do Cục Di sản văn hóa cài đặt. Phòng đã xây dựng hoàn chỉnh thư mục phục vụ tra cứu. Từ các kết quả nghiên cứu về di vật, cổ vật, đã hoàn thành hồ sơ để Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch trình các cấp có thẩm quyền ra quyết định công nhận bia Thủy môn đình hiện đang lưu giữ tại Bảo tàng là bảo vật quốc gia.
Mặc dù còn nhiều khó khăn về cơ sở vật chất. Nguồn kinh phí được cấp hàng năm của đơn vị rất hạn hẹp, nhưng phòng đã tích cực tham mưu cho lãnh đạo đơn vị từng bước đầu tư cho công tác bảo quản tài liệu hiện vật một cách tốt nhất trong điều kiện có thể. Đến nay, các kho bảo quản được trang bị máy điều hòa nhiệt độ, hút ẩm, hút bụi; tủ, giá bảo quản hiện vật trang bị mới đều được thiết kế theo quy chuẩn. Tài liệu hiện vật thường xuyên được bảo quản tốt, hạn chế và tránh được hư hỏng, mất mát thất lạc.
2. Công tác xây dựng, quản lý kho tư liệu:
Tư liệu Bảo tàng nói chung bao gồm các tư liệu viết, hình ảnh... Nhận thức được tầm quan trọng của tư liệu đối với việc phục vụ nghiên cứu lịch sử, văn hóa của địa phương, ngay từ khi thành lập, phòng đã rất quan tâm đến công tác xây dựng kho tư liệu. Từ chỗ chưa có kho tư liệu, đến nay đã thiết lập được hệ thống lưu trữ gồm tư liệu viết, hình ảnh, băng đĩa. Các tư liệu này đa phần do bảo tàng tự thực hiện theo kế hoạch công tác hàng năm. Một phần do bảo tàng sưu tầm, sao chụp từ các Viện nghiên cứu, Bảo tàng và cơ quan lưu trữ ở TW và địa phương.
Ngay từ buổi đầu thành lập, phòng đã tích cực tham mưu cho Lãnh đạo đơn vị thu thập các tư liệu đã có như bản dập văn bia, hồ sơ khảo sát di tích... để tập hợp lưu giữ thành hệ thống. Đồng thời chú trọng bổ xung ảnh tư liệu thông qua các đợt nghiên cứu, khảo sát thực địa, tổng kiểm kê di tích. Ảnh về di vật, di tích lịch sử văn hóa, danh lam thắng cảnh, di sản văn hóa phi vật thể, các sự kiện chính trị của tỉnh được chụp và xây dựng thành bộ hoàn chỉnh để tiện cho việc nghiên cứu, sử dụng.. Tiếp đó, các di sản văn hóa phi vật thể như lễ hội, nghề thủ công truyền thống, các hình thức diễn xướng dân gian (dân ca, dân vũ...) được ghi chép, ghi âm, ghi hình, một số được dựng thành video clip để lưu giữ tại ngân hàng dữ liệu văn hóa phi vật thể các dân tộc Việt Nam. Một số tư liệu quan trọng còn thiếu như thác bản văn bia được dập bổ xung dầy đủ. Các báo cáo kết quả nghiên cứu, khảo sát; các bài viết nghiên cứu của các nhà khoa học về khảo cổ học, dân tộc học, văn hóa dân gian... được tập hợp, sao chụp để lưu giữ. Các tư liệu Hán Nôm (văn bia, sơ đồ, bản đồ...) thường xuyên được chỉnh lý, biên dịch Việt hóa đầy đủ, chuẩn xác hơn.
Cán bộ Bảo tàng dập văn bia còn thiếu để
hoàn thiện hệ thống văn khắc lưu giữ tại bảo tàng.
Bên cạnh đó, phòng còn tích cực triển khai sao chụp để lưu giữ các tư liệu nghiên cứu về lịch sử, văn hóa của địa phương. Các đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn, tham luận hội thảo khoa học, tư liệu ở TW và địa phương có khả năng phục vụ nghiên cứu đều được sao chụp, lưu giữ. Phòng đã tham mưu cho đơn vị tiến hành sao chụp sách, ảnh tư liệu, các báo cáo khảo sát của Viện Khảo cổ học. Ảnh, hồ sơ tài liệu hiện vật về Lạng Sơn tại bảo tàng Cách mạng Việt Nam, Bảo tàng Lịch sử Việt Nam (nay là Bảo tàng Lịch sử quốc gia Việt Nam), bảo tàng Lịch sử quân sự; Thư mục, sách, sơ đồ, bản đồ, gia phả... ở Viện Hán Nôm; tư liệu viết về Lạng Sơn tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia... Hàng năm sách, tài liệu chuyên ngành được đặt và mua bổ xung thường xuyên. Nhờ đó, kho tư liệu của bảo tàng ngày càng phong phú hơn. Đến nay, chưa kể số tư liệu do Ban quản lý di tích tỉnh bàn giao, Bảo tàng đã lưu giữ trên 5500 ảnh tư liệu,gần 800 đầu tư liệu, hơn 100 băng đĩa hình và trên 500 quyển sách, tạp chí. Đó là nguồn tư liệu rất có giá trị trong việc phục vụ nghiên cứu, trưng bày, tuyên truyền của bảo tàng. Các tư liệu được đăng ký kiểm kê khoa học, quản lý bằng hệ thống sổ sách và máy vi tính. Việc tra cứu được thực hiện thông qua hệ thống biên mục do bảo tàng lập theo từng hệ thống phân loại.
2.Công tác phục vụ nghiên cứu, trưng bày, tuyên truyền:
Nghiên cứu sinh Kazuki Yoshikawa (đại học Osaka, Nhật Bản)
nghiên cứu tư liệu Hán Nôm tại kho tư liệu Bảo tàng.
Với tính năng là trung tâm lưu giữ di sản, tư liệu, một trong những nhiệm vụ quan trọng của phòng Kiểm kê bảo quản là phục vụ trưng bày, tuyên truyền của Bảo tàng và các đối tượng ngoài bảo tàng tới nghiên cứu, khai thác. Trong công tác phối hợp trưng bày tuyên truyền, phòng đảm nhiệm việc cung cấp danh mục, lựa chọn ảnh, tài liệu hiện vật và làm thủ tục xuất, nhập lại để phục vụ các cuộc trưng bày chuyên đề, chỉnh lý phần trưng bày cố định hoặc in sách tuyên truyền. Cũng từ đó, các sưu tập hiện vật quý hiếm, có giá trị của Bảo tàng như: sưu tập xẻng đá, di vật cổ sinh, di vật văn hóa Bắc Sơn, Mai Pha, tiền cổ, gốm sứ Việt Nam, Trung Quốc, cổ vật bằng đồng... lần lượt được giới thiệu với công chúng.
Các nhà khoa học Pháp, Úc
nghiên cứu di vật khảo cổ tại kho cơ sở bảo tàng
Hàng năm, kho bảo quản cũng thường xuyên đón tiếp các tầng lớp nhân dân: cán bộ, học sinh, sinh viên... đến nghiên cứu, khai thác tư liệu; các nhà báo phóng viên đến tìm hiểu, quay phim giới thiệu di sản văn hóa của tỉnh trên các phương tiện thông tin đại chúng. Qua đó tích cực góp phần giáo dục truyền thống lịch sử, văn hóa, lòng tự hào dân tộc thông qua các tư liệu, hiện vật bảo tàng.
Bên cạnh đó cán bộ của phòng cũng tích cực tham gia các hoạt động nghiên cứu khoa học. Công bố các kết quả nghiên cứu về di vật, cổ vật trên hội nghị thông báo khảo cổ hàng năm do Viện Khảo cổ học tổ chức, viết bài giới thiệu di sản văn hóa đăng trên trang web của ngành, đơn vị, các phương tiện thông tin đại chúng ở trong và ngoài tỉnh.
4. Hướng tới tương lai:
Có thể nói, những kết quả đạt được trong công tác kiểm kê bảo quản, quản lý tư liệu, tài liệu hiện vật của bảo tàng tỉnh Lạng Sơn tuy rất đáng khích lệ nhưng còn rất khiêm nhường so với yêu cầu phát triển sự nghiệp hiện nay. Vẫn còn đó những hạn chế của một bảo tàng cấp tỉnh ở miền núi biên giới còn nhiều khó khăn. Cơ sở vật chất còn nghèo nàn, diện tích kho bảo quản còn nhỏ hẹp, chưa quy chuẩn, trang thiết bị bảo quản thiếu, chưa đồng bộ; điều kiện bảo quản chưa đáp ứng yêu cầu khoa học. Việc ứng dụng công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật vào công tác kiểm kê bảo quản, quản lý hiện vật mới chỉ là bước đầu, phần mềm quản lý hiện vật chưa hoàn thiện, chủ yếu vẫn làm thủ công nên tiến độ chậm. Các sưu tập hiện vật chưa thật phong phú, nhiều giai đoạn còn thiếu hiện vật... Để công tác kiểm kê bảo quản ngày càng vươn lên, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao, theo chúng tôi trong thời gian tới cần tập trung vào một số vấn đề chủ yếu sau:
1. Quan tâm đầu tư cơ sở vật chất cho kho lưu giữ, bảo quản hiện vật. Cải tạo kho hiện vật đủ diện tích, đủ điều kiện về môi trường và trang thiết bị để đáp ứng yêu cầu bảo quản đối với từng loại chất liệu tài liệu hiện vật, tư liệu.
2. Hoàn thiện hoặc xây dựng mới phần mềm quản lý hiện vật khoa học, đầy đủ dữ liệu hơn. Tiến tới xây dựng phần mềm quản lý xuất nhập tài liệu, hiện vật, tư liệu để việc quản lý tài liệu hiện vật hiệu quả, nhanh chóng hơn.
3. Kiện toàn, tổ chức kho bảo quản khoa học hơn theo hướng kho mở để đảm bảo an toàn cho hiện vật, phục vụ nghiên cứu, tra cứu hiện vật trong kho nhanh chóng, tiện lợi hơn.
4. Làm tốt công tác bảo quản phòng ngừa, triển khai bảo quản trị liệu rộng hơn để kéo dài tuổi thọ cho tài liệu hiện vật.
5. Từng bước triển khai số hóa, tư liệu hóa đối với các tài liệu hiện vật, tư liệu hiện vật để lưu trữ, bảo tồn thông tin về tài liệu, hiện vật của Bảo tàng. Phục vụ tốt việc khai thác thông tin áp dụng trong công tác nghiên cứu, trưng bày, tuyên truyền của bảo tàng.
Đi lên từ những khó khăn chung của đơn vị, hoạt động kiểm kê bảo quản của Bảo tàng đã qua một chặng đường dài đầy gian khó, nhưng đã có những đóng góp tích cực vào sự nghiệp bảo tồn và phát huy di sản dân tộc. Hướng tới tương lai, chúng tôi mong muốn kho Bảo tàng không đơn thuần chỉ là nơi lưu giữ di sản văn hóa, mà sẽ trở thành trung tâm thông tin tư liệu về lịch sử văn hóa của tỉnh, phục vụ đắc lực truyền thông, nghiên cứu, học tập và giáo dục truyền thống cho các tầng lớp nhân dân trong và ngoài tỉnh./.
Chu Quế Ngân
Bảo tàng tỉnh Lạng Sơn
